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高效远程办公指南

来源:DHR人力资源观察 时间:2020-02-05 作者:刘润· 浏览量:

高效远程办公指南


知名商业顾问。为海尔、中远、恒基、百度等多家知名企业提供战略咨询服务。


我在「十万个怎么办」收到了一位用户的提问,

因为疫情,公司决定春节假期之后,先不上班,在家办公。

但是,在家怎么办公呢?

想要跟同事高效地远程协作,应该怎么办?

很多公司,尤其是美国公司,在家办公是一个成熟的政策,这个政策叫Work from Home。

在一些特殊情况下,员工可以申请在家工作一天,甚至是一段时间。

跨国公司的办公室之间本来就分布得比较远,所以团队之间的跨地域远程协作是非常重要的基本技能。

现在,全国人民都在抗击新型肺炎,估计有不少公司都打算延迟开工,让大家晚一点返工,晚一点再进办公室。

晚一点上班并不意味着不开始工作,而是在家办公。

在家,是帮助疫情平复,办公,是帮助经济复苏。

非常时期,这两件事都特别重要。

可是,中国很多公司其实缺乏远程工作的经验,今天我就来与大家分享一下,在家办公,怎么高效完成远程工作。






在家办公最大的挑战,是远程之下,管理和沟通效率会大大下降。

下面,我们先给你拆解一下这个问题,先说管理和沟通效率为什么下降,然后再讲怎么办。

什么叫管理效率下降?

管理效率下降,是因为你见不到一些员工了,你没办法非常快速地安排工作、调整节奏,员工在做什么,遇到什么问题,也没办法及时向你请示,得到你的指导,协同上就会遭遇挑战。

沟通上具体会遇到什么问题?

大家在一起的时候,遇到问题,一抬头就能跟旁观同事说一嘴,需要协助就喊一声,大家可能还会快速地召集开会等等,这些事情在远程办公里都做不到。

尤其是每个人都在自己家里,如果有员工他不工作,你其实也不知道,他是不是因为心情焦虑,刷着疫情新闻无心工作,你也无法知道。

这些都会导致沟通效率下降。

怎么办?

我分别是站在公司和员工的角度,给大家说几个建议:

第一个建议,加强定期沟通。

远程办公时沟通显得尤其重要,所以一定要加强定期的沟通。

怎么样加强定期沟通呢?

建议大家要开始实行两个制度:

第一个制度是早会制度;

第二个制度是晚报告制度。

这两个制度是远程工作有效率地基本保障。

什么意思?

在公司上班的时候,谁准时上班,谁准时下班,就算你不打卡,大家其实也能看得到。

可是在家办公,你很难知道一个员工是不是准时上班的。

而准时上班这件事为什么重要呢?

那是因为大家都在同一个时间段上班,才有彼此协同的基础。

即便是远程工作,只不过是工作地点换了,工作时间段其实没有换。

这意思是说,你家里,依然是早上9点到下午6点上班的状态,这时间段不能换,因为大家需要协同。

怎么才能保证大家都9点上班呢?

所以第一点,建立早会制度。

比方说,早上9点,每个部门都在微信群里开个语音会议,沟通一下今天我们要做的事情是什么,每个人分别要做什么。

每个人都在会议里简单地讲一分钟,说我今天大概要做这么一件事、两件事、三件事……

简单地讲一讲就好,其实最重要的是大家互相提个醒,我们开工了。

早会制度非常重要。晚报告是什么意思?

早会既然已经提出了,我们今天要做这件事,其实就给了管理一个非常重要的依据。

到了晚上,每个人需要通过钉钉或者企业微信,把自己的报告发出来,讲一下我今天做的事,每件事我做到什么程度了,今天的工作,我有一个怎样的结果交付给大家。

所以早会晚报告,这两个制度是进行远程办公时一个很重要的基本管理手法。

第二个建议,是把目标拆解为任务

这句话意思是说,公司要懂得把本来是要在一天、一段时间里要完成的目标,开始拆解为每一天要完成的任务。

因为很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。

为了避免在远程办公时失去目标,我们需要把目标拆解到一个个任务上,把objective拆解为task。

目标要达成,每天的task也就是任务先要执行到位。

举个例子,公司要向客户交付一套非常大的代码,中间可能涉及到300多个功能。

作为项目管理者,就需要再把这个目标聚焦到这周干什么、今天干什么。

比如,今天的任务,第一,我要给客户打个电话,谈项目计划,疫情期间在家里完成设计。

第二,我要跟我的团队开会,这个会是要确定我们节后三个主要提案的方向是什么,并且由我的团队交付出来这三个方向的基本设计框架。

你看,把目标拆解为以天为单位的任务,这其实也在训练一个人的管理能力。

第三个建议,公司要为大家准备好线上协作工具。

我们今天的沟通工具已经非常好了,比如微信、企业微信和钉钉这一系列即时沟通工具。

但是大家办公的时候,往往要基于同一个文件、同一批文件协同,而即时沟通工具并不能传输大规模的文件。

所以给大家介绍几个工具。

文档类,大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件,他们可以支持多人在同一篇文档上同时做修改。

有时候写一个项目计划或者一篇报告,老板、助理、项目经理、策划员工,大家可能一直站在电脑面前说,这个人说这么改,那个人说那么改,一起把文书改好。

这时候通过石墨或者Office365,大家可以在线共同修改同一篇文章,这个时候就达到了一个协同的目的。

传输类,我推荐可以用网盘。

比如说,大家把每一天工作的成果都上传到百度网盘,每天结束的时候,每个人都可以看到彼此交付的成果,第二天再基于这个成果来做第二天的工作。

百度网盘之外,钉钉和企业微信里面都有类似的功能。

还有沟通协作类工具,就是大家完成一个项目管理任务的工具,比较典型的就是像Teambition这样的工具,就是我在《5分钟商学院》里面介绍过。

比如前文第二个建议中,我们把目标拆解成任务。

这时,如果我们借助Teambition这样的工具,就可以在软件上创建一个“任务”,设好3W(who do what by when),也就是:任务内容,执行者,和截止时间。

这样就可以大幅提高团队协作效率。

还有以前要开会,开会怎么开呢?

你当然依然可以用微信,但是要开视频电话会议的话,今天也有很多的公司提供了基于互联网视频的一些电话工具,比如腾讯会议,大家可以在网上去搜索一下。

以上三个建议是从公司角度来看,下面,我再从个人角度分享一些建议。





我自己其实就是一个常年出差的人,远程办公对我来说是常态,我的员工相对我,他们也是远程办公。

在家办公,工作效率很容易变差。

为什么?

因为一开始你会觉得特别舒服,无拘无束。

但是稍微一段时间后,你就觉得特别难受,甚至工作效率会大大下降。也是因为无拘无束。

怎么才能提高在家工作的效率?我给大家分享几个经验。

第一个,准时起床,穿戴整齐。

我经常在酒店房间办公,偶尔也会在家办公。我给自己一个非常重要的要求就是,一定要早起之后,穿戴整齐。

不要觉得穿着睡衣很舒服,穿着睡衣吃早饭,吃完早饭趴在餐桌上就开始干活了。

这个时候你会特别容易分神,因为你进入不了状态。

你一定要当作正常上班一样,准时起床,换上正式的衣服,这是一种仪式感。

这种仪式感会把你拉入到一个工作的状态,很大程度上提高你的协作效率。

第二,一定不能在休息区域办公。

反过来说,不要在办公的地方休息,在家里,要把做这两件事的场所分开。

如果你家里有书房,把书房当成你的办公场所。

早上从卧室起床,穿戴整齐,带着背包正式地走进书房,把门关上,就相当于你到办公室开始办公了。

这个过程很重要,在这里把一切工作资料都准备好,注意,不要在这睡觉。

第三,清晰地区分好工作和休息时间。

在家办公,对公司而言,考验的是把目标拆解为任务的能力,对员工而言,非常考验区分工作和休息的能力。

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